Office Manager:in (w/d/m)

zu besetzen. Die Staatsbibliothek zu Berlin ist eine der größten und leistungsfähigsten Bibliotheken Europas. Wir sprechen über 80 Sprachen, entwickeln Wissensressourcen von Weltrang und wollen mit modernsten Technologien internationalen Austausch und freien Informationszugang fördern. 1661 gegründet, setzen wir konsequent auf digitale Souveränität und die aktive Mitwirkung unserer Nutzenden. In der Abteilung Bestandsentwicklung und Metadaten erwerben und erschließen etwa 130 Kolleg:innen gedruckte und digitale Medien in westeuropäischen Sprachen. Verantwortet werden Erwerbungshaushalt, -richtlinien und -profil sowie die Grundsätze für Metadaten, Formal- und Inhaltserschließung. Der Arbeitsplatz in der Geschäftsstelle der Abteilung umfasst vielfältige Organisations-, Koordinierungs- und Verwaltungsaufgaben und unterstützt die Leitung der Abteilung.

Ihre Aufgaben

Organisation und Koordiantion der Geschäftsstelle der Abteilungsleitung einschließlich Terminmanagement, Sitzungs- und Veranstaltungsorganisation sowie Koordination von Dienstreisen und administrativen Abläufen
Aktive Unterstützung der Abteilungsleitung in Verwaltungs-, Personal- und Organisationsangelegenheiten sowie im Dokumentenmanagement und operativen Projektmanagement
Bearbeitung bibliothekarischer und administrativer Fachthemen sowie Durchführung von Recherchen
Betreuung und Weiterentwicklung des Webauftritts der Abteilung
Wahrnehmung von Koordinierungs- und Beauftragtenaufgaben, insbesondere in den Bereichen Fortbildung, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie IT

Ihr Profil

Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder eine vergleichbare Berufsausbildung oder auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder im administrativen Bereich, z. B. Sekretariat
Sehr gute Anwendungskenntnisse der gängigen MS Office-Programme ,insbesondere MS Excel und MS Outlook
Erfahrung im Umgang mit Bürokommunikationstools sowie mit Dokumentenmanagementsystemen, vorzugsweise der E-Akte des Bundes
Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Ausgeprägtes Organisationsgeschick, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Hohe Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Daten
Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

Erwünscht:

Kenntnisse im Bibliothekswesen, im internationalen Buchhandel sowie der entsprechenden Fachterminologie
Grundkenntnisse im öffentlichen Vergaberecht sowie in den internen Regelungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Grundkenntnisse in Projektmanagement und von Steuerungsinstrumenten
Kenntnisse im Arbeits-, Gesundheits- und Sicherheitsschutz
Erfahrung in der Pflege von Web-Inhalten, idealerweise mit Payload
Sprachkenntnisse in weiteren Fremdsprachen

Wir bieten Ihnen

Mitarbeit in der größten Kultureinrichtung Deutschlands und einer der bedeutendsten weltweit
Eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem kooperativen und aufgeschlossenen Team
Betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
Jobticket (Deutschland-Ticket) mit monatlicher Arbeitgeberbeteiligung
Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten und attraktive Teilzeitmodelle
Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Möglichkeit zur Mitgliedschaft im Sozialwerk.Bund mit Zugang zu Gesundheits- und Fitnessangeboten über Wellhub sowie vielfältigen Erholungs- und Freizeitaktivitäten

Wir fördern und begrüßen

Aktiv eine Kultur der Wertschätzung, Chancengerechtigkeit und Vielfalt
Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, kultureller und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, sexueller Identität sowie von Menschen mit Migrations- und Fluchtgeschichte
Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte, die bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt werden

Fragen zum Aufgabengebiet

Andreas Richter

+49 30 266 43 2500

Fragen zum Bewerbungsverfahren

Gabor Szito

+49 30 266 43 1475

Ihre Bewerbung enthält

Angabe der Kennziffer: SBB-IIA-5-2026
Anschreiben
Lebenslauf
Prüfungszeugnisse bzw. Urkunden
Arbeitszeugnisse und/oder Referenzen